Zoom ha llegado para transformar el concepto de reuniones y conferencias online. Se trata de una plataforma que permite hacer videollamadas y organizar reuniones, webinars o conferencias a través de video. Todo esto con una calidad de imagen y sonido impresionantes, y con la posibilidad de tener hasta miles de participantes al mismo tiempo. Si bien es cierto que podemos comenzar a usar Zoom de manera intuitiva, hay algunos trucos y características que pueden ayudarte a aprovechar al máximo esta herramienta.
Configuración inicial de Zoom
Antes de sumergirnos en el mundo de Zoom, es importante asegurarnos de tener todo listo para comenzar. En primer lugar, debes descargar la aplicación, la cual está disponible para Windows, Mac, Linux, iOS y Android. Tras la instalación, necesitarás crear una cuenta. Aunque puedes utilizar la versión gratuita de Zoom, si vas a necesitar funciones más avanzadas puede ser útil considerar alguno de los planes de pago.
Para una correcta configuración, asegúrate de tener una buena conexión a Internet y de configurar adecuadamente tu cámara y micrófono. Zoom te ofrecerá realizar una prueba de estos antes de iniciar tu primera reunión, asegúrate de hacerlo para evitar inconvenientes. Adicionalmente, puedes configurar un fondo virtual que oculte tu entorno real durante las videollamadas.
Iniciar y programar reuniones
Zoom es muy versátil en cuanto a la creación de reuniones. Puedes iniciar una reunión al instante, o si prefieres, puedes programarla para una fecha y hora específica. Al momento de programar una reunión, tienes la posibilidad de establecer una serie de detalles como el nombre de la reunión, la descripción, la duración estimada y si requiere contraseña para entrar.
Después de crear la reunión, puedes invitar a las personas a través de un enlace o a través de una invitación por correo electrónico. Si se te olvidó invitar a alguien, no te preocupes, puedes enviar el enlace de la reunión en cualquier momento.
Opciones durante la reunión
Uno de los puntos fuertes de Zoom es la variedad de opciones que ofrece durante las reuniones. Los participantes pueden encender o apagar su cámara y micrófono.
- Asegúrate de tener tu micrófono apagado cuando no estés hablando para evitar interferencias.
- Puedes compartir tu pantalla para mostrar documentos o aplicaciones que estés utilizando.
Pero esto no es todo, Zoom también ofrece una opción de chat en el que los participantes pueden enviar mensajes durante la reunión. Adicionalmente, el anfitrión de la reunión tiene la opción de grabar la reunión para referencia futura.
Funciones avanzadas
Zoom contiene algunas funciones avanzadas que pueden mejorar la calidad de las reuniones. La primera de ellas es el «modo de espera». Esta característica permite al anfitrión controlar cuándo entran los participantes a la reunión, asegurando que no interrumpan momentos importantes.
Otra característica muy útil es los «Subgrupos». Esta función te permite dividir la reunión en pequeños grupos, cada uno con su propia sala de videollamada. Esto puede ser muy útil para realizar trabajos en grupo o actividades de brainstorming.
Seguridad en Zoom
Existen algunas recomendaciones en cuanto a seguridad que debes tener en cuenta al usar Zoom. En primer lugar, asegúrate de no compartir el enlace de la reunición en sitios públicos. Esto podría permitir el acceso a personas no deseadas.
Si bien Zoom ofrece la opción de usar contraseñas para las reuniones, esto no necesariamente significa que tu reunión sea privada. Asegúrate de usar la opción de “sala de espera” para tener un control completo sobre quién entra en tu reunión.
Finalmente, recuerda activar las actualizaciones automáticas en la aplicación de Zoom. Estas incluyen correcciones de seguridad y nuevas características que te ayudarán a aprovechar al máximo tu experiencia en Zoom.
Con la práctica, te darás cuenta que Zoom es una herramienta poderosa que, si se utiliza adecuadamente, puede mejorar la comunicación y colaboración en tu vida profesional y personal. Asegúrate de tener en cuenta estos consejos para aprovechar al máximo cada una de las características que Zoom te ofrece.
Editor profesional de Tecnología y Software
