Dado el creciente uso de plataformas de videoconferencia para empresas y trabajo en equipo, Microsoft Teams ha emergido como una de las herramientas líderes en este campo. Una de las características más útiles de esta APP es la capacidad de grabar reuniones para revisar o recuperar información importante más tarde. Este artículo proporcionará un tutorial sencillo y detallado sobre cómo grabar con éxito tus reuniones en Teams y sacar el máximo provecho de esta útil función.
Por qué grabar reuniones en Teams
La grabación de reuniones en Teams no se trata sólo de capturar el audio y el vídeo de una reunión. Es una poderosa función que puede salvar a tu empresa de malentendidos y pérdida de información vital. La grabación de reuniones en Teams te permite revisar las conversaciones a tu propio ritmo, extraer información perdida durante la reunión y asegurarte de que todos los miembros del equipo estén en la misma sintonía respecto a los acuerdos y decisiones tomadas.
Además, las grabaciones se almacenan en la nube, lo que significa que puedes acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que te da flexibilidad y seguridad adicional.
Permisos y Privacidad
Antes de comenzar a grabar, es importante entender los permisos y los aspectos de la privacidad. De acuerdo con los términos de Microsoft Teams, sólo el organizador de la reunión y los miembros del mismo equipo de Microsoft( es decir, pertenecen a la misma organización) pueden iniciar una grabación.
Es esencial obtener el consentimiento de todos los participantes antes de comenzar a grabar. Esto se debe a las leyes y regulaciones de privacidad que requieren el consentimiento de todos los participantes de una conversación para ser grabada.
Cómo grabar una reunión en Teams
Sigue los pasos a continuación para comenzar a grabar una reunión en Teams:
- En la reunión, ve a los controles de la reunión y selecciona ‘Más opciones’ (…) y luego ‘Iniciar grabación’.
- Todos en la reunión serán notificados de que la grabación ha comenzado.
- Para detener la grabación, ve a los controles de la reunión y selecciona ‘Más opciones’ (…) y luego ‘Detener grabación’.
- La grabación se subirá a Microsoft Stream y los asistentes recibirán un correo electrónico con el enlace.
Es importante tomar en cuenta que la grabación no se detiene automáticamente cuando la reunión termina, por lo que es esencial detenerla manualmente.
Acceso y uso de las grabaciones
Una vez que termines la grabación, esta se procesa y guarda automáticamente en Microsoft Stream, la plataforma de vídeo empresarial de Microsoft. Una vez procesada, recibirás un correo electrónico con un enlace a la grabación. A continuación, puedes compartirla, descargarla y/o transcribirla.
Además, la grabación también aparecerá en la pestaña de ‘Chat’ en Teams, donde todos los participantes de la reunión podrán verla.
Alternativas a la grabación de reuniones
Si por alguna razón no puedes o no quieres grabar la reunión, existen otras alternativas para no perder la información importante. Una opción es tomar notas detalladas durante la reunión, aunque esta opción puede ser difícil de gestionar en reuniones grandes o de ritmo rápido.
Otra alternativa práctica que ofrece Teams es la transcripción en vivo de la reunión. Esta función crea automáticamente un registro escrito de todo lo que se habló en la reunión, lo que facilita su revisión más adelante. Asegúrate de activar esta función antes de comenzar la reunión.
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