Compartiendo conocimientos: Cómo compartir pantalla en Teams

A medida que nos adentramos más en el mundo digital, trabajando y aprendiendo desde casa, se vuelve crucial saber cómo utilizar y aprovechar al máximo ciertas aplicaciones y herramientas. Microsoft Teams es una de esas herramientas fundamentales, que ha hecho posible que la comunicación y la colaboración a distancia sean más sencillas y efectivas. Entre sus muchos recursos, una función que destaca es la capacidad de compartir la pantalla durante una reunión o llamada. Vamos a explicar detenidamente cómo realizarlo de manera correcta y efectiva.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración que forma parte del paquete de Office 365. Fue diseñado para permitir la interacción efectiva entre los miembros del equipo, sin importar dónde se encuentren físicamente. Al igual que otras herramientas de comunicación, permite realizar videoconferencias y chat de texto. Sin embargo, uno de sus puntos fuertes reside en sus múltiples funciones adicionales, que favorecen la colaboración y productividad, como la compartición de pantalla.

Ventajas de compartir tu pantalla en Teams

La compartición de pantalla en Teams es especialmente útil durante reuniones, conferencias y sesiones de formación. Entre sus principales ventajas encontramos:

Puede ser un gran ahorro de tiempo porque los participantes pueden seguir fácilmente las acciones de la persona que comparte su pantalla, en lugar de intentar entender las instrucciones habladas o escritas.
Es muy útil para las sesiones de resolución de problemas y soporte técnico, ya que permite a los técnicos ver exactamente lo que está sucediendo en la pantalla del usuario que necesita ayuda.
Facilita la colaboración y la discusión en tiempo real sobre los documentos y los archivos, ya que todos los participantes pueden ver los mismos documentos a la vez.

¿Cómo compartir la pantalla en Teams?

Te estarás preguntando: ¿Cómo puedo compartir mi pantalla en Teams? Aquí te dejamos un paso a paso de cómo hacerlo:

Abre Microsoft Teams y selecciona la reunión o la llamada en la que deseas compartir tu pantalla.
Una vez que estés en la llamada o reunión, verás una barra de herramientas con diferentes iconos. Busca el icono que representa Compartir pantalla, que se parece a una pequeña caja con una flecha en su interior.
Al pasar el ratón sobre este icono, el texto «Compartir» debe aparecer. Haz clic en este icono.
Ahora podrás ver varias opciones para compartir tu pantalla. Puedes elegir compartir toda tu pantalla, compartir una ventana específica o compartir un archivo de Power Point presentado anteriormente.

Cuidados a tener en cuenta al compartir la pantalla

Compartir tu pantalla puede ser tremendamente útil, pero también puede exponerte a ciertos riesgos si no tomas las precauciones necesarias. Aquí hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta:

Antes de compartir tu pantalla, asegúrate de cerrar o minimizar todas las ventanas y aplicaciones no relacionadas con la reunión para proteger tu privacidad y la de los demás.
Evita compartir contenido sensible o confidencial a menos que sea absolutamente necesario, y asegúrate de que sólo las personas indicadas tienen acceso a la reunión.
Asegúrate de saber exactamente qué es lo que estás compartiendo y con quién. No querrás compartir accidentalmente la pantalla incorrecta o el archivo equivocado.

Alternativas a Teams para compartir pantalla

Si no te sientes cómodo usando Microsoft Teams, existen muchas otras alternativas que también te permitirán compartir tu pantalla fácilmente. Algunas de estas son Zoom, Google Hangouts, Slack, entre otras. Todas estas plataformas tienen la función de compartir pantalla, aunque el proceso para hacerlo puede variar ligeramente de una a otra. Sin embargo, todas tienden a ser bastante intuitivas y fáciles de usar.

Esperamos que este artículo te haya sido útil para entender más profundamente la funcionalidad de compartir pantalla en Teams, su utilidad, así como la mejor manera de utilizarla. En cualquier caso, la práctica hace al maestro, así que no dudes en ir probando esta y otras funcionalidades que te brinda Microsoft Teams. ¡Seguro que te sorprenderás de cuánto puede mejorar tu productividad y colaboración virtual!