Cómo cambiar de Notion a otra app de notas sin perder tu segundo cerebro

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Si llevas tiempo usando Notion como tu centro de mando para notas, tareas y bases de datos, es probable que tengas ya medio segundo cerebro montado dentro de la herramienta. Pero a medida que cambian tus necesidades (o tus preocupaciones por la privacidad, la nube o el rendimiento), es normal que te plantees migrar a otra app de notas más simple, más privada o más enfocada en el trabajo offline.

La buena noticia es que no estás obligado a quedarte en Notion para siempre: puedes exportar prácticamente todo tu contenido y llevarlo a otras plataformas como Apple Notes, Obsidian, AFFiNE, ClickUp, SiYuan u otras alternativas. Eso sí, el proceso tiene matices, sobre todo si manejas cientos o miles de páginas con imágenes, PDFs y bases de datos. En esta guía vas a ver, paso a paso, cómo sacar tus datos de Notion y qué opciones reales tienes para cambiarlos a otras apps de notas sin perder (demasiado) formato ni organización.

Por qué plantearse cambiar de Notion a otra app de notas

Antes de meternos en botones y formatos de exportación, conviene entender qué problemas empujan a tanta gente a salir de Notion. No es que sea mala herramienta; al contrario, es muy potente. Pero tiene varias limitaciones que se notan mucho cuando tu espacio de trabajo crece o cuando valoras la privacidad y el acceso sin conexión.

Una de las quejas más habituales es la complejidad de Notion en espacios grandes y equipos numerosos. A poco que varios miembros del equipo no sepan estructurar bien las páginas, el workspace se convierte en un laberinto de subpáginas, bases de datos duplicadas y vistas que nadie entiende. La curva de aprendizaje es considerable y, sin una guía clara o formación, mantener el orden se hace cuesta arriba.

Otro punto delicado es el rendimiento: las bases de datos muy grandes pueden ir lentas, con tiempos de carga altos, errores ocasionales y sensación de que todo va “a tirones”. Si tu trabajo depende de ver muchos registros o proyectos a la vez, este lag acaba pasando factura.

Tampoco ayuda que la experiencia en móvil y tablet de Notion no esté al nivel del escritorio. Muchos usuarios comentan tiempos de carga largos, interfaz poco fluida y dificultades para editar contenido complejo sobre la marcha, algo que otras apps más sencillas, como Apple Notes, resuelven mejor para el día a día.

En el terreno de la personalización al exportar, Notion también se queda corta. Puedes sacar tus datos en HTML, PDF o CSV, pero las opciones de formato de salida (tipografías, estilos de PDF, coherencia visual con tu marca) son bastante limitadas. Para algunos proyectos, esto es un problema importante.

Y, por último, está la preocupación por la privacidad, el soporte y el control sobre tus datos: muchos usuarios no se sienten cómodos con que sus notas vivan solo en la nube de un tercero, con términos de uso que permiten cerrar cuentas o borrar contenido a discreción, o con un soporte al cliente percibido como frío y poco cercano. A poco que hayas invertido años en construir tu sistema, la idea de perderlo todo por una decisión unilateral asusta, y mucho.

Qué tener claro antes de migrar de Notion a otra app

Antes de lanzarte a exportar todo, conviene que tengas muy presente que no hay una receta universal para cambiar de Notion a otra app. Cada servicio tiene sus propias herramientas de importación, sus formatos soportados y sus limitaciones. Aun así, sí hay varios principios generales que te van a ayudar a no liarla.

Lo primero es entender que una buena migración empieza por una copia de seguridad completa, legible y sin software propietario. Es decir, deberías poder abrir tus notas en el futuro con cualquier navegador o editor estándar (HTML, PDF, Markdown+CSV), incluso aunque la app original desaparezca o cambie de política.

Además, si te preocupa lo que pueda pasar con la nube (cierres, subidas de precio, cambios de condiciones o incluso el uso de tus datos para entrenar IA), es muy sensato mantener al menos una copia local en tu propio ordenador, protegida frente a ransomware y robos. Así no dependes solo de un proveedor.

También merece la pena revisar qué tipo de contenido tienes: no es lo mismo migrar unas cuantas notas de texto plano que cientos de páginas con fotos, PDFs incrustados, bases de datos y relaciones complejas. Si trabajas en español, también conviene saber cómo poner Notion en español. Hay plataformas que se llevan mejor con contenido rico (como ClickUp o AFFiNE) y otras que brillan con Markdown y enlaces internos (como Obsidian o SiYuan).

Cómo exportar notas y datos desde Notion paso a paso

Notion ofrece varias formas de sacar la información, y elegir bien el formato es clave para que luego puedas importarla a tu nueva app de notas sin volverte loco. Veamos las posibilidades principales y cómo usarlas sin saltarte nada importante.

Exportar una página individual de Notion

Si solo quieres sacar una página concreta —por ejemplo, una nota larga, una wiki o un documento con imágenes—, el proceso es bastante directo y permite elegir entre HTML, PDF o Markdown como formato de salida.

Para empezar, abre la página que quieres exportar en Notion. Desde ahí, en la esquina superior derecha, verás el botón de menú avanzado (tres puntos horizontales). Ese menú es el que concentra todas las opciones de exportación de páginas, así que acostúmbrate a usarlo, porque lo repetirás muchas veces si vas exportando contenido suelto.

Dentro de ese menú, selecciona la opción de Exportar. Se abrirá una ventana donde puedes elegir el formato de exportación. Notion te permite escoger entre Markdown, PDF y HTML. Cada uno tiene sus ventajas: HTML mantiene bastante bien el formato visual, PDF sirve para tener una copia congelada y Markdown es ideal si piensas pasar tus notas a apps centradas en texto plano y enlaces.

Si eliges PDF, tendrás la posibilidad de determinar el tamaño de página (Carta, Legal, Tabloide, A3, A4, etc.), configurando la salida como si fuera un documento listo para imprimir. Esta opción es útil si solo quieres conservar un “snapshot” de la página y no te preocupa editarla después.

En el caso de exportar como HTML, tendrás un ajuste adicional para decidir si quieres incluir los comentarios de la página dentro del archivo. Esta opción es interesante cuando tus notas incluyen discusiones, decisiones o matices que se han ido registrando en los comentarios y no quieres perderlos.

Por último, puedes activar (si procede) la inclusión de subpáginas. En el caso de PDF, esta opción está disponible solo para planes Business o Enterprise, pero en HTML o Markdown el soporte es más amplio. Cuando ya tengas todo configurado, pulsa en Exportar y Notion generará un archivo descargable en el formato elegido.

Exportar bases de datos de Notion

Si usas Notion en serio, casi seguro que dependes de alguna base de datos para tareas, proyectos, contactos o notas estructuradas. Exportarlas bien es clave para no perder la estructura de la información cuando cambies de herramienta.

El procedimiento comienza igual: entra en la base de datos que quieras sacar (ya sea en vista tabla, galería, lista, etc.). En la parte superior derecha de la página, vuelve a pulsar el botón de menú avanzado (tres puntos) para desplegar las opciones disponibles para esa base de datos en concreto.

En el menú que se abre, baja hasta encontrar la opción Exportar. Al seleccionarla, verás la ventana de exportación, igual que con las páginas, pero esta vez con un matiz importante: el formato recomendado para bases de datos es Markdown & CSV. Esto genera un archivo ZIP con uno o varios CSV dentro, donde cada tabla de la base de datos se transforma en un archivo de valores separados por comas.

Si quieres que se incluyan subpáginas asociadas a los registros, puedes activar la casilla de Incluir subpáginas. Es especialmente útil cuando tienes elementos de la base de datos que abren páginas internas con más detalles, notas adicionales o contenido incrustado.

Una vez seleccionadas las opciones, haz clic en Exportar. Notion generará un archivo ZIP con tus CSV y otros recursos, que podrás descargar a tu ordenador. Estos CSV se abren fácilmente con Excel, Google Sheets o cualquier editor de hojas de cálculo, y también se pueden importar a otras apps que soporten este formato.

Exportar tablas de Notion para usarlas en Excel o Google Sheets

Si lo que quieres es trabajar tus datos de Notion con herramientas clásicas de hoja de cálculo, el camino pasa por el formato CSV. Básicamente, Notion convierte tus tablas y bases de datos en archivos CSV que luego puedes abrir o importar donde quieras, sin depender ya de la propia plataforma.

Primero, exporta la base de datos o tabla de Notion siguiendo los pasos anteriores, eligiendo Markdown & CSV como formato. Obtendrás un ZIP que contiene un archivo CSV por cada tabla exportada y, según el caso, una estructura de carpetas con recursos adicionales.

Para usarlo en Excel, abre la aplicación y ve a Archivo > Abrir, seleccionando el CSV que acabas de descargar. Excel interpretará automáticamente las columnas y filas. A partir de ahí ya puedes usar todas sus herramientas de análisis, filtros, tablas dinámicas, etc..

En Google Sheets el procedimiento es similar: entra en Google Drive, sube el archivo CSV y, al hacer clic sobre él, se abrirá directamente en Hojas de cálculo de Google. Desde ahí podrás trabajar con tus datos, compartirlos o integrarlos en flujos de trabajo con otros servicios de Google.

Esta vía resulta especialmente útil si tu plan es convertir algunas bases de datos de Notion en sistemas más sencillos basados en hojas de cálculo, liberándote de la complejidad de la interfaz de Notion pero conservando toda la información estructurada.

Usar la exportación completa del espacio de trabajo de Notion

Si tienes claro que quieres cambiar de app de notas y dejar Notion como herramienta principal, lo más sensato es exportar todo el espacio de trabajo de una sola vez. Así te aseguras de no olvidar páginas sueltas, bases escondidas o documentos archivados hace años.

Esta exportación global solo se puede hacer desde la versión de escritorio o la interfaz web de Notion y requiere tener permisos de administrador del workspace. No incluye las páginas personales ocultas de otros miembros del equipo dentro de espacios compartidos, así que eso es algo a tener en cuenta si trabajáis varios en el mismo entorno.

Para iniciar el proceso, ve a la sección de configuración del espacio de trabajo y entra en el apartado de Espacio de trabajo → Configuración. Desde ahí, busca la opción que permite Exportar todo el contenido del espacio de trabajo. Al hacer clic, se abre un cuadro de diálogo muy parecido al de las exportaciones parciales.

En la mayoría de casos, la opción más recomendable es exportar en formato HTML, marcando que se incluyan subpáginas y todo tipo de contenido. HTML es gratuito para todos los planes, conserva bastante bien el estilo de las páginas y se puede abrir en cualquier navegador, sin software adicional.

Es importante activar la opción de crear carpetas para subpáginas, porque así la estructura jerárquica de tu Notion se vuelve a reflejar en el sistema de archivos del ZIP que descargues: cada página principal se convierte en una carpeta con sus subpáginas dentro, lo que te ayudará mucho al migrar a otras apps.

Según el tamaño de tu workspace, la generación del archivo puede tardar desde unos segundos hasta varios minutos. Para volúmenes grandes, Notion suele enviar un enlace de descarga por correo electrónico cuando el ZIP está listo. Una vez lo descargues y descomprimas en tu ordenador, verás un archivo index.html desde el que podrás navegar por todas tus notas como si fueran un pequeño sitio web local.

Migrar de Notion a Obsidian

Si te interesa pasar de un entorno en la nube como Notion a algo más local, flexible y centrado en Markdown, Obsidian es una de las alternativas más recomendadas. Funciona totalmente offline, mantiene tus notas como archivos locales y solo necesitas sincronización opcional (de pago o con soluciones tipo iCloud, S3, SFTP, etc.).

Para mover tus datos, lo primero es hacer una exportación completa del workspace en Notion, normalmente en formato Markdown+CSV o HTML, dependiendo de lo que quieras preservar. Después tendrás que instalar Obsidian y su plugin oficial de importación de Notion, que simplifica bastante el proceso.

Una vez instalado Obsidian, crea un almacén (vault) específico para los datos migrados. Ve a la sección de Complementos de la comunidad en la configuración de Obsidian, activa el plugin de importación y, desde la barra lateral izquierda, localiza el botón que inicia el flujo de importación.

En el asistente, selecciona Notion (.zip) como tipo de archivo de entrada e indica el ZIP que descargaste al exportar tu espacio de trabajo. Activa la opción de guardar las páginas principales en subcarpetas para que la estructura se parezca lo máximo posible a la jerarquía original de Notion. Luego pulsa Importar y espera a que termine.

Para bases de datos muy grandes puede haber problemas con archivos ZIP incrustados o recursos pesados. En esos casos, conviene revisar la documentación de Obsidian, donde se explican soluciones y limitaciones. Aun así, en la mayoría de situaciones la conversión de páginas de Notion a notas Markdown en Obsidian es bastante satisfactoria y preserva enlaces internos y gran parte del contenido.

Si solo quieres migrar parte de tus notas (por ejemplo, una única base de datos de apuntes), puedes combinar exportaciones parciales desde Notion con la importación de carpetas específicas en Obsidian, aunque esto requiere algo más de trabajo manual para no perderte entre tantas páginas.

Migrar de Notion a AFFiNE

AFFiNE es otra alternativa interesante cuando buscas un entorno más orientado a funcionar offline o incluso en tu propia infraestructura como servidor independiente. Combina documentos, pizarras y bases de datos en un mismo espacio de trabajo y, según sus desarrolladores, puede sustituir tanto a Notion como a Miro.

El proceso de migración desde Notion está bastante integrado en la aplicación de escritorio de AFFiNE, lo que simplifica las cosas. Lo primero, como siempre, es exportar el contenido desde Notion, idealmente con una exportación completa del espacio de trabajo para no dejarte nada atrás.

Después, descomprime el ZIP en una carpeta separada en tu ordenador para tener todos los archivos accesibles. Instala AFFiNE, crea un nuevo espacio de trabajo y ve a la sección de Todas las páginas. Desde allí, al crear una nueva página, tendrás una opción de Más opciones que incluye Importar página.

En la importación, elige la opción de archivos Markdown y selecciona el archivo o archivos que quieras traer desde la carpeta descomprimida. AFFiNE irá interpretando el contenido para convertirlo en sus propios documentos, pizarras y bloques de datos. En la web de AFFiNE hay guías en vídeo que detallan este proceso y ayudan a resolver posibles dudas de mapeo de formato.

Ten en cuenta que, aunque AFFiNE soporta bastante bien el contenido estructurado, es posible que algunas características muy específicas de Notion (relaciones complejas, vistas avanzadas, etc.) no se trasladen de forma idéntica y requieran cierto ajuste manual después de la importación.

Cambiar de Notion a ClickUp como alternativa integral

Para quienes buscan no solo una app de notas, sino una plataforma completa de productividad y gestión de proyectos, ClickUp se ha posicionado como una de las alternativas más fuertes frente a Notion. No es simplemente “otra app de notas”; está pensada para centralizar tareas, documentos, vistas avanzadas y automatizaciones, y puedes incluso comparar con plantillas personales de Trello si buscas métodos alternativos de organización.

ClickUp permite exportar e importar información de varias maneras, y aunque el flujo no es tan directo como el de Obsidian para Markdown, su fuerza está en lo que puedes hacer con tus notas una vez dentro: convertirlas en tareas, vincularlas a proyectos, automatizar procesos y usar decenas de vistas diferentes.

Uno de sus puntos fuertes es el Bloc de notas personal, que sirve para capturar ideas rápidas y listas de control. Desde ahí, con un solo clic, puedes transformar una nota en una tarea rastreable con fecha límite, prioridad y responsable, algo que en Notion requiere más pasos y configuración.

Además, el editor de notas de ClickUp ofrece encabezados, colores, listas y bloques muy estructurados, lo que ayuda a mantener la información clara. Se pueden crear y reorganizar checklists con drag and drop, generando jerarquías visuales mucho más cómodas para quien trabaja con muchos puntos de acción.

En cuanto a acceso, ClickUp dispone de extensión de Chrome y apps móviles con rendimiento sólido, lo que contrasta con las quejas recurrentes sobre la experiencia móvil en Notion. A eso se suma un ecosistema de más de mil integraciones que se conectan a golpe de clic, sin necesidad de configuraciones complejas.

En ClickUp Docs, la alternativa a las páginas de Notion, puedes crear wikis, bases de conocimiento y documentación compartida en un solo sitio, con integraciones muy estrechas con la gestión de tareas. Los comentarios dentro de un Doc se pueden convertir en tareas con asignados y fechas, cerrando el círculo entre documentación y ejecución.

También cuenta con controles de permisos granulares, enlaces compartibles y múltiples opciones de formato (incluyendo comandos de barra inclinada y soporte para Markdown), así como un modo de concentración para escribir sin distracciones. En comparación, muchos usuarios perciben que Notion se queda corto en gestión avanzada de tareas, sobre todo en planes gratuitos.

Donde ClickUp destaca especialmente es en la variedad de vistas: lista, tablero, calendario, diagrama de Gantt, cronograma, carga de trabajo, tablas avanzadas… En total, más de 15 vistas diferentes que permiten que cada persona vea el mismo trabajo de la forma que más le encaja, algo muy valorado por equipos con perfiles diversos.

Además, dispone de campos personalizados muy potentes (más de 15 tipos), lo que permite construir bases de datos sin código enlazando tareas, documentos y dependencias entre sí mediante simples acciones de arrastrar y soltar, superando en algunos escenarios las capacidades relacionales de Notion.

En IA, ClickUp Brain amplía lo que ofrece Notion AI. No solo genera y resume contenido, sino que actúa como gestor de conocimiento y de proyectos basado en IA, capaz de responder preguntas sobre tus tareas y documentos, automatizar actualizaciones de proyectos, generar standups automáticos y construir automatizaciones personalizadas mediante lenguaje natural.

Todo esto hace que, para muchos usuarios, dar el salto de Notion a ClickUp suponga un salto importante en productividad, sobre todo porque muchas características avanzadas de gestión de proyectos están disponibles ya en el plan gratuito, mientras que en Notion habría que irse a planes de pago y aun así no se obtendrían funciones equivalentes.

Otras alternativas locales: Apple Notes y SiYuan

No todo el mundo necesita una plataforma de productividad compleja: muchos usuarios simplemente quieren una app de notas sencilla, segura y bien integrada con su ecosistema. Ahí entran en juego opciones como Apple Notes o SiYuan, especialmente atractivas para quienes priorizan la privacidad y el uso offline.

Apple Notes, integrada de forma nativa en macOS, iOS y iPadOS, es suficiente para muchísima gente que solo quiere guardar notas, listas, fotos, documentos adjuntos y poco más. Con las últimas actualizaciones de sistema, se ha vuelto mucho más potente, y muchos usuarios de Notion comentan que, para su uso real, Apple Notes ya les cubre todo.

Una motivación importante para el cambio es la privacidad: Apple Notes almacena tus notas cifradas en iCloud y permite bloquearlas en tus dispositivos, lo que da más tranquilidad que un servicio 100 % en la nube donde no controlas tanto los términos de uso ni los posibles cambios de política.

El gran problema hoy en día es que no hay un camino perfecto y automático para pasar cientos de notas de Notion a Apple Notes manteniendo siempre el formato, las imágenes y los PDFs. Las exportaciones en HTML o Markdown funcionan, pero muchas personas se encuentran con que las notas quedan desordenadas o que algunos adjuntos no se insertan como esperan, obligando a un trabajo manual considerable.

En cuanto a SiYuan, se trata de una app que prioriza el almacenamiento local de tus datos, con soporte para páginas, bases de datos y un mercado de extensiones. Muchos usuarios que vienen de Notion y sienten preocupación por los términos de servicio valoran que SiYuan ponga el foco en que tus datos estén en tu máquina y que tú decidas cómo sincronizarlos.

El gran inconveniente al migrar desde Notion a estas herramientas basadas en Markdown o estructuras distintas es que Notion usa un formato de página más rico y complejo, y convertir miles de páginas con imágenes, enlaces y bloques especiales puede volverse un trabajo tedioso. No hay, a día de hoy, una solución completamente mágica que lo haga todo perfecto.

Por eso, si estás pensando en mover tu “segundo cerebro” fuera de Notion, tiene mucho sentido hacer la migración por partes, empezando por las áreas más críticas (por ejemplo, notas de investigación o referencias a largo plazo) y dejando en Notion, al menos durante una temporada, las cosas más operativas como tareas o calendarios.

Riesgos y recomendaciones al duplicar o migrar contenido

Al mover información de un sistema a otro —incluso dentro de la propia Notion mediante duplicados—, siempre existe el riesgo de que se pierdan algunos detalles de configuración o conectividad. Esto puede incluir enlaces rotos, relaciones que ya no apuntan a lo correcto, permisos que cambian o historiales que no se exportan.

Por eso es fundamental que, mientras haces pruebas de migración, mantengas siempre el contenido original intacto en Notion hasta estar completamente seguro de que la nueva estructura está bien montada y no echas en falta nada esencial. Borrar de golpe el workspace antiguo es una invitación a los sustos.

También conviene documentar tu propio proceso: apuntar qué exportaste, en qué formato, a qué carpeta lo llevaste y cómo lo importaste en la nueva herramienta. De este modo, si algo sale mal o decides repetir el procedimiento, tendrás una referencia clara de los pasos que funcionaron y los que no.

Si tu espacio de trabajo es enorme, plantéate migrar por bloques usando exportaciones parciales: bases de datos clave primero, luego páginas sueltas de referencia, luego archivos estáticos, y así sucesivamente. Esta aproximación por fases es más lenta, pero reduce la probabilidad de quedarse bloqueado ante un problema masivo de compatibilidad.

Cambiar de Notion a otra app de notas supone equilibrar control, privacidad, rendimiento y funcionalidad. Tomarte el tiempo de entender bien las opciones de exportación, probar con herramientas como Obsidian, AFFiNE, ClickUp, Apple Notes o SiYuan, y proteger siempre tus copias de seguridad locales te permitirá dar el salto con confianza, manteniendo tu “segundo cerebro” vivo, accesible y bajo tu control, esté donde esté.